They are out there: the language schools that subcontract you and test your patience by innocently forgetting to pay you or outright ignoring your demands for payment. You could have shown up on time, worked 35-contact-hour work weeks, signed those presence sheets, sent those invoices but the money just doesn't appear in your bank account. A language school that is late on their payments does deserve a good, long, contemplative chin rub. They could be delaying your payment because the trainees' company hasn't paid
them. Or they could also be in serious financial trouble. But in the end, language establishment directors who are late on payments should be hung by their baby toes.
In this post, I've provided three letters, in French, that go from "poor sad me I need the money" to the more firm: "remember, stupid, I haven't been paid" to the nasty "I'm going to sue if you don't pay me." Hopefully, they will help you prepare for the worst and save you a few cents on rope for the occasional baby-toe hanging.
Letter 1) Poor Sad Me I Need the Money
Your logo, Your address, name, company, Number, SIRET, etc.
Rappel Concernant les Factures
no (list of unpaid invoices)
Client No :
Adresse de facturation :
(address of your client)
Au (date), nous n'avons pas reçu le paiement :
● de la facture (invoice number) du (date on the invoice) pour un montant de (total on the invoice) TTC,
● de la facture (invoice number) du (date on the invoice) pour un montant de (total on the invoice) TTC,
● de la facture (invoice number) du (date on the invoice) pour un montant de (total on the invoice) TTC,
Nous nous permettons de vous adresser une copie de ces factures et vous serions très reconnaissants si vous pouviez régler ces factures par retour, par virement ou par cheque libellé à l’ordre de (your name). Si vous avez réglé ces factures très récemment, merci de ne pas tenir compte de ce courrier.
Signature
More firm letter 2) Remember, Stupid, I Haven't Been Paid (NB: This one is sent registered)
Your Address
Their address
(City), le (Date)
LETTRE RECOMMANDÉE AVEC A.R.
Objet : défaut de paiement
Monsieur ________________,
Je me permets de vous écrire concernant le défaut de paiement de (number of hours) heures de travaux dirigés dispensées du (start date) au (end date) aux étudiants de (title of the students or stagiaires).
A ce jour je n’ai pas été payée pour ces enseignements.
Je comprends que les procédures administratives puissent prendre du temps. Toutefois, le délai de paiement me paraît singulièrement long. Depuis plusieurs mois (or weeks), j’essaie de comprendre pourquoi ces heures n’ont pas été mises en paiement.
(
if you've received an email that seems fishy) Le (date), (name of person who told you you wouldn’t be paid) m’a envoyé un e‐mail dont le texte est (copy and paste the email or letter). Cet e‐mail n’explique en rien les raisons du retard. En outre, loin de s’en excuser, il me semble que la mise en paiement elle‐même est maintenant remise en cause puisque « (quote from letter that gives impression they don’t know when you will be paid) ».
J’estime que cette manière d’agir est contraire aux bonnes pratiques des affaires.
(
if you choose to threaten to quit) Dans ces conditions, j’ai informé (name of department or director) que je renonçais désormais à collaborer avec eux. Je le regrette vivement. Par la présente, je vous demande de bien vouloir ordonner la mise en paiement des (number of hours) heures que j’ai dispensées dans votre établissement.
J’attire votre attention sur le fait que la situation perdure depuis plus d’un an (or number of months or weeks) et que ce courrier est une ultime action amiable avant l’engagement d’une action contentieuse.
Je vous prie d’agréer, Monsieur (name) l’expression de mes salutations distinguées.
(Signature)
(Your Name)
(Your Title)
P.J. : Copie de l’état récapitulatif du service prévisionnel (copy of the contract or signatures of your classes)
Nasty Letter 3) I'm Going to Sue if You Don't Pay Me. (NB: it's also sent registered)
Your Address
Their address
(City), le (date)
LETTRE RECOMMANDÉE AVEC A.R.
MISE EN DEMEURE AVANT POURSUITES
Monsieur __________,
J’ai dispensé (number) heures de travaux dirigés dispensées du (start date) au (end date) aux étudiants de (title of the class, or students or « stagiaires »).
Le (date you asked for payment) courant, je vous ai écrit pour vous faire part de ces éléments et vous demander d’ordonner la mise en paiement.
A ce jour je n’ai toujours pas été payée pour ces enseignements.
Par la présente, je suis au regret de devoir vous mettre en demeure de me faire parvenir la somme de (how much they owe you) euros (write out the number lexically in French) sous (number of days) jours, faut de quoi j’agirai par voie de droit pour obtenir le paiement de la créance et le remboursement des frais engagés.
Comptant sur votre diligence, je vous prie d’agréer, Monsieur le Président, l’expression de mes salutations distinguées.
(Signature)
(Your name)
(Your title)
P.J. : Copie du courrier du (date of the first and second letters you sent)
I was brought up to hope for the best but prepare for the worst. This applies to your life and your home. As a professional it applies to your job, your presentations and your projects. As a teacher, it applies to your classes. As a freelance teacher, it applies to your clients, your taxes and most importantly...your paycheck.
Today is day seven I've spent at home recovering from pneumonia. Now, I do take some responsibility for being ill. In a week, Santa will be bringing me some proper snow boots, I'm sure.
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